Egy kollégának üzleti útra kell mennie. A feladat egyszerűnek tűnik: keressünk egy repülőjegyet és egy szállást egy online portálon, fizessünk a céges kártyával, és kész is vagyunk. Ismerős a helyzet?
A legtöbb cégnél ez a bevett gyakorlat. Azonban a "csináld magad" (DIY) módszerrel szervezett céges utazások felszíni egyszerűsége mögött gyakran súlyos rejtett költségek és kockázatok bújnak meg, amelyek hosszú távon vagyonokba kerülhet a cégnek.
Egy üzleti utaztató partner nem csak a foglalást intézi: Leveszi a szervezés és az apró részletekre figyelés terhét a cégről, és optimalizálja a folyamatokat. A Morton's Travel Business hiszi: a személyes figyelem, a szakértelem és a megbízhatóság révén egy üzleti utaztatási partner nélkülözhetetlen a gyakran külföldre utaztató cégek számára, különösen a komplex és bizonytalan utazási igények kielégítésében.
Az alábbiakban bemutatjuk azt a 10 gyakori hibát, amelyet a legtöbb cég elkövet az online foglalások során
1. Hiba: Elveszni az információ-tengerben és ezzel értékes munkaidőt pazarolni
Az irodavezető vagy az asszisztens hétfő reggel megkapja a feladatot: foglaljon egy utat a jövő hétre Londonba. Nekiáll böngészni. Megnyit 5 különböző fapados és hagyományos légitársaságot, 3 szálláskereső portált és 2 összehasonlító oldalt. Az egyik helyen a repjegy olcsó, de hajnalban indul. A másik drágább, de jobb időpontban. A szálloda jónak tűnik, de a vélemények szerint zajos az utca. Eltelik néhány óra, és még mindig csak tapogatózik. Ez a cégnek kiesett munkaidő, amit a kolléga a saját feladataira is fordíthatott volna.
A Megoldás: Morton's Travel Business
Egy dedikált üzleti utaztató partner egyetlen telefonhívás vagy e-mail után leveszi ezt a terhet a válláról. Ismeri az utazó preferenciáit és a cég utazási policy-ját. Percek alatt képes 2-3 releváns, ellenőrzött és optimális opciót nyújtani.
Egyik ügyfelünk, egy közepes méretű hazai IT cég kalkulációja során kiderült, hogy asszisztenseik havonta átlagosan, összesen 2-3 teljes munkanapot töltöttek utazásszervezéssel. Amióta velünk dolgoznak, ez az idő lecsökkent havi 2-3 órára.
2. Hiba: A rejtett költségek csapdája
Megvan a tökéletesnek tűnő 150 eurós repülőjegy. A foglalás végén azonban kiderül: a kézipoggyászon felüli csomag +40 euró. Az ülőhelyválasztás, hogy ne a leghátsó sor közepén üljön a kolléga, +20 euró. A reptéri illeték, egyéb kapcsolódó díjak az online felületen: 25 euró. A 150 eurós jegyből így lett 235 euró.
A hotelnél ugyanez a helyzet: a vonzó szobaárhoz a végén adódik hozzá a "resort fee", a városi adó és az idegenforgalmi adó.
A megoldás: Egy professzionális partner teljes körű és átlátható árajánlatot ad, amely minden várható költséget tartalmaz. Nincsenek meglepetések. Pontosan tudja, hogy a keretből mennyit költ, és nem érheti az a vád a pénzügyi osztály részéről, hogy túllépte a tervezett büdzsét.
3. Hiba: Az időpocsékoló "alma a körtével" összehasonlítás
Ez a hiba ott kezdődik, ahol az első véget ér. A kolléga lát egy "A" opciót, ami olcsóbb, de egy másodlagos, várostól távoli reptérre érkezik. A "B" opció drágább, de a központi reptérre landol. Az olcsóbb jegy miatt a kollégának másfél órával többet kell utaznia a városba, ami 50 euróval drágább taxiköltséget jelent, és értékes időt veszít. Melyik éri meg jobban a cégnek? Ezt a komplex számítást egy DIY foglalónak kell elvégeznie.
A megoldás: A partner nemcsak az árat nézi, hanem az összértéket. Figyelembe veszi a teljes utazási időt, a földi közlekedés költségeit és a kényelmi szempontokat.
Egy tanácsadó ügyfelünk ragaszkodott a legolcsóbb jegyhez, ami Luton reptérre érkezett. A megbeszélése a belvárosban volt. Bár a jegyen spórolt 40 eurót, a vonatjegy és a hosszabb utazási idő miatt végül drágábban jött ki, és kimerültebben érkezett a tárgyalásra.
Javaslatunkra legközelebb a City reptérre repült, és bár a jegy drágább volt, időt és energiát spórolt, ami egy fontos tárgyalás előtt aranyat ér.
4. Hiba: A rugalmatlanság költséges kockázata
Az üzleti élet dinamikus. Egy fontos megbeszélést elhalasztanak egy nappal. Egy projekt prioritása megváltozik, és az utazás okafogyottá válik. Az online foglalt, legolcsóbb "fapados" jegyek és "non-refundable" szobák módosítása vagy egyáltalán nem lehetséges, vagy a teljes ár 80-100%-ába kerülő pótdíjjal jár. Ez gyakorlatilag kidobott pénz.
A megoldás: Az üzleti utaztatók speciális, rugalmas feltételeket biztosító tarifákkal dolgoznak, amelyek az online fogyasztói platformokon nem, vagy csak jóval drágábban érhetők el. Közvetlen kapcsolatban állnak a szolgáltatókkal, így egy módosítás vagy lemondás sokkal gördülékenyebben és kedvezőbb feltételekkel intézhető. Ez a rugalmasság egyfajta biztosítás a cég számára.
5. Hiba: A "Duty of Care" (gondoskodási kötelezettség) kritikus elhanyagolása
A cégnek jogi és erkölcsi felelőssége van a munkavállalója biztonságáért az üzleti út során. Mi történik, ha a kollégát egy reptéri sztrájk, egy természeti katasztrófa (vulkáni hamu, hóvihar), politikai zavargás vagy egy egészségügyi vészhelyzet éri külföldön? Ha egyedül foglalt, teljesen magára marad egy idegen országban, az online portál ügyfélszolgálata pedig egy chatbot.
Megoldásunk: Ez a legkritikusabb pont. Az üzleti utaztató partner 24/7 elérhető vészhelyzeti támogatást nyújt. Pontosan tudja, hol van a kolléga, és azonnal segít: átfoglalja a jegyét, alternatív útvonalat keres, új szállást foglal vagy segít a hazajutásban.
Egy ügyfelünk mérnöke Frankfurtban rekedt egy váratlan légiirányítói sztrájk miatt, és másnap egy kulcsfontosságú prezentációja lett volna Münchenben. Amíg a többi utas a légitársaság pultjánál sorban állt, a mi kollégánk már lefoglalt neki egy bérautót, és a mérnök még aznap este megérkezett Münchenbe, kipihenten várva a másnapi megbeszélést. Ez a biztonsági háló felbecsülhetetlen.
6. Hiba: A komplex igények kezelésének teljes kudarca
Hogyan szervezzen utat egy 10 fős delegációnak egy barcelonai konferenciára, ahol a tagok akár 2-3 különböző országból indulnak, és mindenkinek a reptérhez közeli, de lehetőleg csendes szállás kell? Hogyan intézzen több belépésre jogosító üzleti vízumot egy közel-keleti országba? Az online rendszerek ezekre a feladatokra teljesen alkalmatlanok.
A megoldás: Az utaztató partnernek ez a napi rutinja. Legyen szó csoportos foglalásról, vízumügyintézésről, speciális étkezési igényekről (gluténmentes, vegán) vagy technikai felszerelések szállításáról, mindent elintéz a háttérben. Ismeri a buktatókat és a helyi sajátosságokat, ami rengeteg fejfájástól kíméli meg a céget.
7. Hiba: Az utazási policy betartatásának teljes hiánya
Ha mindenk kolléga ott foglal, ahol akar ("én jobban tudom, hol olcsóbb"), az a költségek feletti kontroll teljes elvesztéséhez vezet. A munkatársak gyakran a saját kényelmüket vagy a hűségpontjaikat (pl. egy adott légitársaságnál) részesítik előnyben a cég érdekei helyett, ami hosszú távon jelentős és felesleges kiadásokhoz vezet.
A megoldás: Az utaztató partner ismeri és proaktívan betartatja a cég utazási szabályzatát. Még a foglalás előtt jelzi, ha egy kérés nem felel meg a policy-nak, és alternatívát javasol. Ezzel garantálja a költséghatékonyságot, a méltányosságot és a teljes átláthatóságot.
8. Hiba: Adatok és riportok nélküli vakrepülés
Honnan tudhatja a cégvezetés, hogy mennyit költ valójában utazásra? Melyek a leggyakoribb desztinációk? Melyik légitársasággal utaznak a legtöbbet? Ki költi a legtöbbet? Ezen adatok nélkül lehetetlen optimalizálni a költségeket vagy kedvezményeket kialkudni a szolgáltatókkal.
A megoldás: Az üzleti utaztató részletes, személyre szabott (negyedéves, éves vagy egyéb igény szerinti) riportokat készít. Egyik ügyfelünk a riportjaink alapján jött rá, hogy évente több mint 100 alkalommal utaznak a Budapest-Frankfurt útvonalon. Ezen adattal felvértezve, a segítségünkkel egyedi, kedvezményes keretszerződést kötöttek a légitársasággal, amivel évente több millió forintot takarítanak meg. Az adat stratégiai eszközzé válik.
9. Hiba: A fizetési és adatbiztonsági rémálom
A céges bankkártya adatait megadni 15 különböző, ismeretlen megbízhatóságú weboldalon rendkívül komoly biztonsági kockázatot jelent. Emellett a pénzügyi osztálynak hónap végén 15 különböző számlát kell feldolgoznia egyetlen út után. Ez adminisztratív rémálom.
A megoldás: Egy professzionális partner biztonságos, központosított fizetési rendszereket használ. A fizetés egyetlen megbízható csatornán keresztül történik. A cég hónap végén egyetlen, gyűjtő számlát kap, tételes bontással. Ez biztonságos, átlátható és adminisztratív szempontból is hatékony.
10. Hiba: A személyes kapcsolat és a proaktivitás teljes hiánya
Amikor baj van, egy chatbot vagy egy végtelenített telefonos menü a legrosszabb, amivel a külföldön lévő munkavállaló vagy az útját korábban szervező kolléga találkozhat. Az online platformok személytelenek, reaktívak, és nem nyújtanak valódi segítséget, amikor a legnagyobb szükség lenne rá. Nem ismerik az utazót, sem a céget.
Megoldásunk: Dedikált kapcsolattartója jól ismeri az Ön cégét, annak kultúráját és rendszeres utazóit. Amikor felhív minket, nem kell bemutatkoznia. Tudjuk, hogy a kolléga mindig a folyosó melletti ülést preferálja a hosszabb lábai miatt, hogy allergiás a tollpárnákra, és hogy a reggeli megbeszélései előtt szeret korán edzeni, ezért olyan hotelt keresünk neki, ahol jól felszerelt edzőterem van. Ez a proaktív, személyes figyelem az, ami egy szolgáltatást valódi partnerséggé alakít.
30+ éves szakértelemmel várjuk megkeresését! Ha a fenti pontok bármelyikében magára ismert, itt az ideje szintet lépni. Egy professzionális üzleti utaztató partner nem kiadás, hanem befektetés a cég hatékonyságába, biztonságába és pénzügyi stabilitásába. Kérjen tőlünk egy személyre szabott, díjmentes konzultációt, és bemutatjuk, mennyi rejtett költséget és elvesztegetett munkaórát takaríthat meg egy dedikált partnerrel.
