Csoportos repülőjegy cégeknek: 7 szabály, amit a légitársaságok nem írnak ki

A csoportos repülőjegy kézenfekvő megoldásnak tűnik, amikor egy céges delegáció ugyanarra a konferenciára, vásárra vagy partnerlátogatásra indul. A közös járat azonban önmagában nem jelenti azt, hogy a légitársaság csoportos tarifát ad, a névcsere díjmentes lesz, vagy a teljes összeg később is kifizethető. Ezeket külön feltételek szabályozzák, és a kedvezőbbnek látszó ajánlat eltérő kötelezettségeket tartalmazhat.

A döntő feltételek gyakran a légitársaságok szabályzataiban és különálló ügyfélszolgálati oldalakon szerepelnek. Az előleg, a névleadás és a létszámcsökkentés határidejét a cégnek kell összehangolnia a saját jóváhagyási folyamatával. Hét szabályt gyűjtöttünk össze melyek megmutatják, mit kérjünk az ajánlatba, mikor vállaljunk fizetési kötelezettséget, és milyen változtatásokkal számoljunk.

1. A csoportos repülőjegy alsó létszámhatára nem egységes

Elsőként azt tisztázzuk, hogy az adott légitársaság az adott útvonalon hány együtt utazó személytől fogad csoportos igényt. A munkatársak összlétszáma és az egy járaton utazók száma eltérhet. Ha különböző irodákból indulnak, vagy más napokon térnek vissza, ezt már az ajánlatkérésben jelezzük.

• Lufthansa. A hivatalos csoportos tájékoztató legalább 10, azonos járaton utazó személyt határoz meg. A közvetlen online ajánlatkérés meghatározott indulási országokhoz és számlázási címekhez kötött; magyarországi indulásnál utazási irodai egyeztetést javasolnak.
• Ryanair. A csoportos szolgáltatás alsó határa 15 utas. Ez nem azonos azzal, hogy az egyéni foglalási felületen hány utas adható meg egyszerre.
• Wizz Air. A csoportos foglalási oldal 16 vagy több utasra kínál csoportos megoldást. Egy ennél kisebb céges delegáció számára más foglalási konstrukciót kell keresni.

A Lufthansa csoport márkáinál a járatot üzemeltető társaság, az indulási ország és a foglalási csatorna határozza meg az elérhető konstrukciót. Az ajánlatkérésben ezért a pontos útvonal és létszám mellett a számlázási országot is adjuk meg.

Kisebb létszámnál az egyéni jegyek összehangolt megvásárlása lehet megfelelő. Ilyenkor is kell közös utaslista, egységes poggyászigény és felelős kapcsolattartó. A céges foglalások 10 gyakori hibája között éppen az össze nem hasonlítható ajánlatok és a kihagyott járulékos költségek okoznak sok félreértést.

2. Az ajánlat érvényessége és a helyek tartása eltérő határidő

Az ajánlat válaszadási határideje önmagában nem biztosítja a helyeket. Az ár érvényessége, a kapacitás tartása és a fizetés esedékessége három külön adat. Az „opció” tartalmát írásban kérjük: hány helyet tartanak, milyen áron és pontosan meddig?

A Ryanair csoportos feltételei például 5 napig érvényes ajánlatot említenek, de ezt a tarifa, a szabad helyek és a járat rendelkezésre állásához kötik. Ugyanitt a foglaláskor teljes fizetést írnak elő. A két információ együtt értelmezendő.

• A tartott kapacitás. Kérdezzünk rá, hogy valóban valamennyi kért helyet lefoglalták-e, vagy az ajánlat elfogadásakor ismét ellenőrzik az elérhetőséget.
• Az árrögzítés tartalma. Különítsük el az alapdíjat, az adókat, a poggyászt, az ülőhelyet és az esetleges szolgáltatási díjat. Devizás ajánlatnál az elszámolás pénznemét is rögzítsük.
• A döntési határidő. A vezetői jóváhagyás és a pénzügyi teljesítés ideje férjen bele a szolgáltató által megadott határidőbe. A belső engedélyezés nem hosszabbítja meg a légitársasági opciót.

Az árrögzítés az eredetileg elfogadott létszámra és feltételekre vonatkozhat. Az utólag belépő kollégák ára vagy az eltérő hazautazás díja ettől különbözhet. A szervezést gyorsítja, ha az ajánlatkéréskor már van döntésre jogosult helyettes is; ehhez a céges utak időtakarékos szervezéséről szóló útmutatónk ad további szempontokat.

3. Az előleg és a fizetési ütemezés a vállalt kockázat része

A csoportos tarifák között van teljes előrefizetéses és részletekben fizethető konstrukció is. A fizetési naptárt vessük össze a létszám véglegesítésének idejével. Ha a részvételi döntés később születik meg, mint az első befizetés határideje, a cég már bizonytalan utasokra is kötelezettséget vállal.

A Wizz Air az indulásig hátralévő időhöz köti a részletfizetést. Foglaláskor kérjük el az esedékes összegeket és dátumokat, majd adjuk át ezeket a pénzügynek. Minden új út kapjon saját fizetési naptárt.

• Vissza nem téríthető befizetés. Az előlegként kezelt összeg elveszhet, ha a cég eláll az úttól vagy elmulasztja a következő fizetést. A megnevezés helyett a visszatérítési feltételt olvassuk el.
• Jóváírás és határidő. Átutalásnál egyeztessük, hogy a határnapig az utalás elindítása vagy az összeg beérkezése szükséges. Számoljunk a banki feldolgozással is.
• Céges számlázás. Előre adjuk meg a teljes cégnevet, címet, szükséges adóazonosító adatokat és a költséghelyet. Kérdezzünk rá a számla kibocsátójára, pénznemére és a külön fizetett extrák bizonylataira.

A pénzügyi osztály minden befizetést rendeljen hozzá a megfelelő szolgáltatáshoz és utascsoporthoz. A szervező egyetlen nyilvántartásban vezesse a légitársasági határidőket és a cégen belüli jóváhagyásokat. Az átutaláshoz szükséges adatokat még az esedékesség előtt adjuk át.

4. A névleadás és a névcsere a csoportos jegyen két külön ügy

A későbbi névleadás hasznos, amikor a keret már jóváhagyott, de még nem dőlt el, melyik munkatárs utazik. Ettől eltérő helyzet, ha egy már megadott utas helyett másik személy indul. A név elírásának javítása pedig ismét külön eljárás lehet.

A Wizz Air jelenlegi tájékoztatója szerint a nevek teljes fizetés után adhatók meg, és az indulás előtt legkésőbb 72 óráig díjmentesen feltölthetők, illetve módosíthatók. A Ryanair csoportos feltételei a teljes névsort a kiutazás előtt 7 nappal kérik; a már leadott név cseréjére, illetve az utolsó 7 napban történő névcserére 50 euró vagy 50 font díjat írnak személyenként és repülési szakaszonként.

A díjat repülési szakaszonként kell számolni, nem utasonként egyszer. Egy közvetlen oda-vissza út két szakasz, így a névcsere költségtervében mindkettővel számoljunk. A munkatárs cseréjéről szóló döntés előtt kérjünk teljes, valamennyi érintett szakaszt tartalmazó árat.

• Okmány szerinti adat. A névsort az utazáshoz használt okmány alapján állítsuk össze, és kérjünk utasonként visszaellenőrzést.
• Belső határidő. A munkatársaktól a szolgáltató végső határideje előtt kérjük be az adatokat, hogy legyen idő a javításra.
• Visszaigazolt módosítás. A továbbított kérés még nem bizonyítja a névcsere teljesülését. Őrizzük meg a frissített utaslistát és a szolgáltató visszaigazolását.

5. A létszámcsökkentés szabályait még az elfogadás előtt kell ismerni

A szakmai gyakorlatban "attrition" néven is említett létszámcsökkentés azt szabályozza, milyen feltételekkel mondható le a lefoglalt helyek egy része. A díjmentes keret, annak számítási alapja és az alkalmazható időszak ajánlatonként változhat.

A Lufthansa közvetlen online csoportos terméke legfeljebb 20 százalék díjmentes lemondását engedi a jegykiállításig, a legalább 10 fős csoport megtartásával. Itthoni indulás esetén indulásnál üzleti utaztatójától kérjen ajánlatot, benne a csökkenthető létszámmal és a határidővel.

• A minimum alá csökkenő csoport. Előre kérdezzünk rá, mi történik, ha a tényleges utaslétszám már nem éri el a csoportos küszöböt.
• A csökkentés alapja. Tisztázzuk, hogy az eredeti vagy az aktuális létszámból számolják a megengedett csökkentést, és több részletben is alkalmazható-e.
• A jegykiállítás utáni lemondás. Az ajánlat külön rögzítse, mennyi jár vissza a jegyek kiadása utáni törlésnél. Ha az utas csak az út egy részét mondja le, arra is kérjünk elszámolást.

Bizonytalan részvételnél ne a lehető legnagyobb létszámra vállaljunk kötelezettséget pusztán a kedvezőbbnek tűnő egységár miatt. Érdemes külön biztos és feltételes résztvevői listát vezetni, majd ehhez kérni több foglalási változatot.

6. A poggyászt, az ülőhelyet és az eltérő visszautat külön kérjük

A céges csoportos repülőjegy ajánlatában külön szerepeljen, milyen csomagot vihet minden utas, és milyen ülőhelyszolgáltatás tartozik a tarifához. A Wizz Air tájékoztatója kifejezetten jelzi, hogy a csoportos alapdíj nem tartalmaz poggyászt, repülőtéri utasfelvételt vagy más szolgáltatási díjat.

A közös foglalás önmagában nem ad közösen felhasználható súlykeretet. A poggyászlistában utasonként szerepeljen a darabszám, a súlyhatár és a kézipoggyász mérete. A különleges felszerelést tételesen jelezzük. Bemutatóeszköznél adjuk meg a méretet és az akkumulátor adatait is.

• Egymás melletti helyek. A közös foglalás nem elegendő bizonyíték arra, hogy a teljes csapat együtt ül. Kérjünk egyértelmű tájékoztatást az ülőhelyek kiosztásáról és díjáról.
• Eltérő hazautazás. A másik napon vagy más városból visszatérő kollégát már az ajánlatkéréskor nevezzük meg. Az eltérés engedélyezése, ára és a minimális közös létszám megtartása külön vizsgálatot kíván.
• Közös földi program. A transzfer utaslistáját ne a teljes repülős névsorból másoljuk. Csak azok szerepeljenek rajta, akik valóban az adott járattal érkeznek.

Nagyobb szakmai rendezvénynél a repülés a teljes feladat egyik része. A szállást, a regisztrációt és a helyszíni közlekedést a csoportos konferenciautazás szervezésével együtt érdemes tervezni.

7. Az egyéni jegyeket azonos feltételekkel hasonlítsuk össze

A csoportos ár nem szükségszerűen alacsonyabb a keresőben látható egyetlen ülőhely áránál. A Lufthansa hivatalos tájékoztatója is kiemeli, hogy a csoportos árat a kapacitás alapján, az egyéni online tarifától függetlenül számítják.

Egyéni jegyek akkor lehetnek célszerűek, ha a nevek és időpontok biztosak, kevés a várható változás, és a teljes létszám megfelelő áron megvásárolható. Csoportos konstrukció mellett szólhat a későbbi névleadás vagy a szerződésben rögzített részleges lemondás. Ezek értékét a cég saját bizonytalanságai alapján mérlegeljük.

Tipikus hibák a döntésnél

• Egyetlen olcsó hely árának felszorzása. A következő foglalásnál már más ár lehet elérhető. Mindig a teljes létszám megvásárolható végösszegét hasonlítsuk össze.
• Csak a jegyár vizsgálata. A poggyász, az ülőhely, a fizetés és a módosítás díja is kerüljön bele az összehasonlításba.
• A feltételezett rugalmasság beárazása. Csak a visszaigazolt névcsere, létszámcsökkentés és fizetési feltétel tekinthető biztos előnynek.

Hogyan segít egy üzleti utaztató partner

A Morton’s Business Travel dedikált kapcsolattartója egységes igénylista alapján hasonlítja össze a megoldásokat, és összehangolja a légitársasági határidőket a céges jóváhagyással. Több mint 30 év tapasztalatával segítjük a szervezést.

• Folyamatos segítség. A 24/7 asszisztencia magyarul, angolul és németül elérhető váratlan változás esetén.
• Világjegy app. Egy helyen érhetők el a járatadatok, a szállás és az offline térkép. A költségrögzítés blokkfotóval támogatja az elszámolást, a supervisor funkció pedig a cég kapcsolattartójának ad áttekintést. A részleteket az üzleti utazási alkalmazás bemutatójában ismertetjük.
• Rugalmas együttműködés. Nincs kötelező havi vagy éves forgalom, az igényeket díjmentes konzultáción tekintjük át.

Szabadidős vagy magáncsoport szervezéséhez anyacégünk, a Morton’s Travel csoportos repülőjegyes szolgáltatását ajánljuk.