Az üzleti utazások költségei gyorsan felhalmozódhatnak, ha nem látja át, mire megy el a pénz. Hogyan tudhatja, hogy rendszeresen túl sokat fizet egy útvonalért, vagy melyik légitársasággal érdemes tárgyalni? Az adatok nélküli céges utazásszervezés vaktában lövöldözés.
Bejegyzésünkben 6 kimutatást veszünk végig, amelyek segítségével átlátóbbá válnak a céges utazások költségei, és gyakorlati tippeket adunk, hogyan használhatja őket, akár Ön, akár utaztató partnere végzi a foglalást.
A probléma: Adatok nélkül nincs spórolás
Sok cég nem tudja, hogy pontosan mennyit költ üzleti utazásokra, vagy mely desztinációkra megy a legtöbb pénz. Például egy cég már a velünk kötött szerződése eredményeként ismerte fel, hogy évente közel 100-szor utaznak Frankfurtba. Korábban ezt senki nem elemezte, így kedvezményeket sem próbáltak érvényesíteni. Az adatok hiánya így vezet drága hibákhoz. Ismerje meg, milyen hibákat kerülhet el a céges foglalások során.
6, Ön által is elkészíthető kimutatás
- Útvonalak gyakorisága: Kövesse nyomon, mely városokba utaznak leggyakrabban, hogy kedvezményeket kérhessen. Tipp: Érdemes Excel-táblát használni az útvonalak rögzítéséhez.
- Költési összesítő: Gyűjtse össze a repjegyek, szállások és transzferek költségeit. Tipp: Kérjen tételes számlát minden foglalásnál.
- Szabályzat-megfelelőség: Jegyezze fel, ha valaki drágább jegyet, szobát vagy kiegészítő szolgáltatást választ a megengedettnél. Tipp: Készítsen checklistet a céges policy alapján.
- Szállásköltségek elemzése: Hasonlítsa össze a szállodák árait azonos desztinációkon. Tipp: Használjon árösszehasonlító oldalakat.
- Utazási idő költségei: Számolja ki, hogy a másodlagos repterek használata mennyibe kerül valójában a transzferek ára és időigénye figyelembevételével.
- Kedvezmények nyomon követése: Jegyezze fel, mely szolgáltatóknál kap jobb árakat. Tipp: Tárgyaljon közvetlenül a légitársaságokkal, ha gyakori az útvonal.
Hogyan kezdjen neki az adatok gyűjtéséhez?
- Kezdjen egy egyszerű Excel-táblával (vagy használjon ingyenes online eszközöket, pl. Google Sheets), amelyben rögzíti az utazások adatait (dátum, útvonal, költség).
- Kérjen havi összesítést a pénzügyi osztálytól a számlákról.
- Ha az adatok gyűjtés és elemzése túl időigényes, kalkulálja ki, mennyit spórolhat egy profi partnerrel. A Morton's Business Travel utazása minden költségét számon tartja és javaslatot tesz kiadásainak optimalizálására.
Hogyan spórolhat egy cég milliókat?
Ha fent említett partnerünk korábban a teljesség igényével nyomon követte volna céges utazási költéseit, feltűnt volna a Budapest-Frankfurt útvonal kiemelkedő gyakorisága. Ebben az esetben egy ebben jártas kolléga közvetlenül is felvehette volna a kapcsolatot a légitársasággal, hogy jobb árat és egyéb kedvezényeket próbáljon kialkudni cégének, mely éves szinten milliós nagyságrendű megtakarítást jelentett volna már évekkel ezelőtt.
Adatok nélkül kifolyik ujjai közül a pénz
A fenti 6 riport segítségével átláthatja és csökkentheti a céges utazások költségeit, ha Ön intézi a foglalásokat. Az adatok gyűjtése időt igényel, de hosszú távon megtérül. Ha gyorsabb eredményt szeretne, egy profi partner leegyszerűsítheti a folyamatot.
30+ éves szakértelemmel várjuk megkeresését! Itt az ideje szintet lépni a céges utazásban! Egy professzionális üzleti utaztató partner nem kiadás, hanem befektetés a cég hatékonyságába, biztonságába és pénzügyi stabilitásába. Kérjen tőlünk egy személyre szabott, díjmentes konzultációt, és bemutatjuk, mennyi rejtett költséget és elvesztegetett munkaórát takaríthat meg egy dedikált partnerrel.
