A nemzetközi üzleti utazások során a legprecízebb tervezés mellett is előállhatnak vis maior helyzetek. Egy hirtelen eszkalálódó geopolitikai konfliktus és az ezzel járó légtérzárak pillanatok alatt írhatják felül a menetrendet. Munkáltatóként a Duty of Care (gondoskodási kötelezettség) ilyenkor a legmagasabb szintre lép, és azonnali professzionális kríziskezelésre van szükség.
A közelmúltbeli iráni-izraeli konfliktus és az abból fakadó közel-keleti légi fennakadások megmutatták: a munkáltató felelőssége nem merülhet ki a repülőjegy megvásárlásában. Mik a legfontosabb lépések, ha egy kolléga váratlanul egy potenciális háborús zónában reked? Az alábbiakat irodánk utóbbi hetekből származói tapasztalatai ihlették.
1. Azonnali kapcsolatfelvétel és 0-24 órás monitoring
A legelső és legfontosabb lépés a pánik elkerülése és az információáramlás biztosítása. Egy extrém krízishelyzetben az utas számára a legnagyobb pszichológiai támasz a tudat, hogy van kihez fordulnia.
Sajnos online foglalt üzleti utazás során ez már rögtön bukik: az online platform legtöbbször gépi chatje nem fog azonnali és megnyutató választ adni a kolléga kérdéseire, HA ad egyáltalán választ. A világ másik végén tartózkodó kolléga akkor kit hívjon? A főnökét akinél már hétvége, éjjel lehet? HA eléri, a főnöke mit tud tenni?
- Folyamatos rendelkezésre állás: A dedikált utazási szakértő feladata, hogy éjszaka és hétvégén is elérhető legyen telefonon. A Morton's Business Travel szakértői évtizedes céges utaztató tapasztalattal 24/7 rendelkezésre állnak.
- Adatgyűjtés: A konzuli információk, légtérzárak, az alternatív útvonalak és az érintett járatok státuszának folyamatos monitorozása, hogy az utas mindig naprakész információkkal rendelkezzen.
2. Hivatalos csatornák bevonása: A konzuli regisztráció
Bár a szakértői asszisztencia rengeteget segít az operatív feladatokban, komoly baj esetén egy háborús zónából való tényleges kimenekítés (evakuáció) az állami szervek, elsősorban a Külügyminisztérium hatásköre.
- Teendő: Az utas dedikált kapcsolattartója azonnal felhívja az utas figyelmét a konzuli regisztráció fontosságára, és biztosítania kell a regisztrációhoz szükséges közvetlen linkeket és segédleteket.
- Logisztikai támogatás: Amíg a hivatalos szervek a kimenekítésen dolgoznak, a szakértő feladata a háttér biztosítása: például egy biztonságos vészhelyzeti szállás azonnali lefoglalása.
3. Kockázatkerülés az átszervezésnél: Az olcsó jegyek illúziója
A krízisek globális láncreakciót indítanak el a légiközlekedésben. A közel-keleti konfliktus idején is drasztikusan megnőtt a járattörlések és az 5-6 órás késések száma a térségen áthaladó légitársaságoknál (mint a Qatar vagy az Emirates).
- Teendő: Krízis idején cége ne dőljön be a hirtelen felbukkanó, olcsó jegyeknek. A tapasztalt utazási menedzser ilyenkor proaktívan lebeszéli a céget és az utast a látszólag kedvező, de magas kockázatú járatokról. Bár a stabilabb alternatíva drágábbnak tűnhet, a "megspórolt" jegyeket a legtöbb esetben törlik (ez történt most is), ami további költségeket, elvesztegetett időt és repülőtéri éjszakázást eredményez.
A sikeres kríziskezelés eszköztára
A fenti lépések végrehajtásához megfelelő vállalati háttérre van szükség. Ingyenes konzultációk során is minden érdeklődő vállalatnak ajánljuk a vészhelyzeti protokoll kialakítását az üzleti utakra, partnereink esetében pedig cégükre szabva segítünk ennek elkészítésében.
A váratlan események kezelését és a vállalatvezetés kontrollját egy professzionális céges utaztatási partnernél két pillér biztosítja, amelyet saját, belsős szervezés egyszerűen nem tud garantálni:
Valódi szakértő, éjjel-nappal
Egy krízishelyzetben az arctalan, automatizált call centerek nem jelentenek megoldást. A 24/7 asszisztencia akkor működik igazán, ha az utas egy dedikált, valódi szakértőhöz fordulhat, aki ismeri a cég utazási policy-ját, és azonnal kompetens döntéseket tud hozni – legyen az hétvége vagy éjszaka.
Világjegy App: A Duty of Care digitális garanciája
A személyes szakértelmet az innovatív technológia, a Világjegy applikáció egészíti ki, amely kettős funkciót lát el:
- Segítség az utasnak: Virtuális idegenvezetőként támogatja a helyi tájékozódást, tartalmazza a teljes, frissülő útitervet, és azonnali, közvetlen kapcsolatot biztosít a szakértővel.
- Kontroll a cégvezetésnek: A menedzsment számára a Duty of Care alapvető eszköze. A cégvezetés pontosan látja, hol tartózkodnak a munkatársai, emellett a számlák és dokumentumok azonnal feltölthetők, ami krízishelyzetben is átláthatóan és rendszerezetten tartja az adminisztrációt.
Egy szélsőséges helyzetben nincs "dobozos" best practice. A valódi biztonságot az emberi tényező, az azonnali reagálás és a stabil technológiai háttér együttese adja.
